ESTRUCTURA DE LA CARTA
Aunque el formato de la carta puede ser el mismo o parecido, la redacción y contenidos ha de ser distinto en cada caso.
La carta de presentación tiene que tener CALIDAD, debe ser: CORTA, ORDENADA, CLARA, DIRECTA.
En términos generales debe contener: referencia, dirección, motivo, consideraciones, objetivo, despedida de cortesía, nombre, apellidos y dirección completa del remitente. Afortunadamente no existen normas rígidas para la elaboración de una carta. Esto permite la posibilidad de diferenciación entre los candidatos.
Hay que huir de las cartas sosas o vacías de contenido, elaborándolas de forma distinta para cada puesto de trabajo y para cada sistema de búsqueda de empleo. Una carta que responde a un anuncio no puede ser igual a otra que responde a un mailing. Hay que escribir en primera persona y jamás tutear al lector, de momento desconocido.
Podemos ordenarla en tres partes: ENCABEZAMIENTO, DESARROLLO Y FINALIZACION.
1.1.1 ENCABEZAMIENTO
Lo primero que aparece en la carta son los datos personales de quien la envía: Nombre y Apellidos, Dirección completa, Código Postal y Teléfono de contacto.
Estos datos suelen colocarse e la parte superior izquierda de la carta a modo de membrete, o en el centro de la parte superior del papel. A continuación, tras usarse una doble línea de espacio en blanco y en el margen derecho, ponemos los datos del destinatario. Este debe ser el que tiene la responsabilidad de contratarnos. Si la candidatura es espontánea, deberás obtener esos datos con anterioridad preguntando a conocidos, en los anuarios de empresa o llamando directamente por teléfono.
El nombre del destinatario de la carta debe ir siempre precedido del tratamiento Sr. D. o Sra. Dña., seguido de su cargo en la empresa. El nombre de la compañía puede ir en mayúsculas y, a continuación, el domicilio completo de la misma. Si la carta es contestación a una selección por anuncio, tiene que ir dirigida a la dirección de personal de la empresa que solicita el puesto.
Otro detalle: la referencia. Si se contesta a un anuncio aparecido en prensa, hay que indicar la referencia que mencionen en el anuncio.
Volvemos a dejar una o dos línea en blanco y, en el margen derecho o a la izquierda, nunca en el centro, escribimos la localidad y la fecha de envío. Debemos tener en cuenta que la población irá seguida de coma, el año nunca llevará punto detrás del dos, ni al final, el mes puede ponerse en letra o con cifras romanas, no es aconsejable escribirlo abreviado. No queda elegante poner este tipo de fecha: 24-6-97.
1.1.2 DESARROLLO
Si la carta la enviamos a una persona en particular, encabezaremos el texto con su nombre: Sr. Fernando Ruíz o bien Sr. Ruíz
Si no se dirige a ninguna persona en concreto, podemos utilizar diferentes fórmulas:
Señores:
Señor Director de personal:
Etc...
En todos los casos se acaba con dos puntos.
La primera frase de la carta es “casi decisiva”. Hay que escribir con resolución y firmeza.
El primer párrafo es el más importante, ya que a través de él conseguirás o no captar la atención del lector. Es por ello que debes utilizar frases cortas y directas en primera persona. Nunca utilices formas verbales en gerundio.
Dependiendo si la carta es una oferta o una autocandidatura, el primer párrafo varará su contenido
Como respuesta a un anuncio: Debes hacer referencia al anuncio por el cual envías tu candidatura, anotando la publicación de la que lo has obtenido y la fecha de aparición.
Como candidatura espontánea: Debes ofrecer tus servicios e indicar por qué has escogido esa empresa, hablando de tu interés por ese sector y por el trabajo que ellos están desarrollando en él. Algo así: “ Me gustaría desarrollar mi experiencia profesional en empresas técnicas, y su compañía me ha sido recomendada como una de las pioneras en este sector”.
En el segundo párrafo hay que exponer los puntos fuertes del curriculum, ya sea de formación o de experiencia laboral, tanto si es para una autocandidatura como si estás respondiendo a una oferta, hará constar cuales son tus cualidades. El objetivo de este párrafo es convencer al lector de que eres un buen candidato, por lo que debes incidir en el hecho de que cumples todos los requisitos, si se trata de una oferta, o que tu perfil es el idóneo para el puesto que solicitas y el tipo de empresa a la que te diriges. Si es autocandidatura subraya tus habilidades y puntos fuertes y cómo son apropiados para desarrollar el trabajo que deseas conseguir. Especifica concretamente qué es lo que puedes hacer. Resalta los logros obtenidos con anterioridad en el caso de haber tenido experiencia laboral.
1.1.3 FINALIZACION
En el siguiente párrafo es donde el deseo se transforma en acción y el aspirante comunica al interlocutor que preste atención al curriculum, así como la posibilidad de concertar una entrevista.
Agradece de antemano la entrevista que deseas y manifiesta que a través de ella podrás responder a las preguntas que te formulen y ampliar todos los datos que deseen conocer.
La despedida debe ser correcta y sencilla, incluyendo una de las fórmulas tradicionales: “ A la espera de noticias, le saluda atentamente”.
Finalizamos la carta con la firma, no siendo aconsejable firmar solo con el nombre, lo mejor es que lo hagas con tu nombre y tu primer apellido.
Si en el mismo sobre incluyes algún otro documento, debes reseñarlo al final de la carta, más debajo de la firma, e introducido con un “adjunto” o "anexo".
2.2. ESTILO DE REDACCION
Personalizada:
Es aconsejable escribir una carta para cada puesto de trabajo solicitado, en función de los requisitos que pidan, a quien va dirigida y el tipo de empresa.
El hacerla personalizada demuestra el interés puesto y el esfuerzo realizado para recabar información sobre el destinatario.
Directa y breve:
Frases muy claras y breves. Debe ser concreta y rigurosa en la expresión. Evita servilismos inútiles y frases negativas.
2.3. PRESENTACION
La presentación de la carta es tan importante como el contenido de la misma.
Nunca se debe enviar una fotocopia de la carta que se ha escrito, debes mandar siempre el original
No debe ocupar más de una hoja
En el sobre debes poner tanta atención como en la carta, es decir, limpieza y con los datos escritos sin borrones o tachaduras. El nombre y dirección deben ser idénticos a los escritos en la carta.
El papel debe ser bueno y de tamaño estándar sin ningún tipo de desperfecto.
Por regla general, este tipo de cartas se envía escritas en ordenador. A veces, si la carta es en respuesta a una oferta de empleo, pueden pedirte de forma expresa que la realices a mano. Esto suele ser porque das más información de uno mismo al poder realizar un análisis grafológico. Si es manuscrita debes tener en cuenta:
Asegúrate que los renglones están derechos
Escribe con pluma estilográfica de color azul negro, en vez de bolígrafo
Deja márgenes amplios y regulares
La letra debe aparecer cuidada, pero sin decorarla demasiado
La rúbrica debe ser la que normalmente haces
3. EJEMPLOS PARA LAS CARTAS
MOTIVO
Respondiendo a un anuncio u oferta:
- En relación al anuncio (o a su anuncio) publicado en (citar fuente)…..
- Atendiendo a su oferta de un puesto de (…..) aparecido en (citar fuente)…..
- Con referencia al puesto de (…..) que anuncia su empresa en (citar fuente)…..
Iniciativa propia:
- Estando interesado/a en trabajar en su empresa de (…..)
- Teniendo conocimiento de las características de su empresa…..
CONSIDERACIONES
Respondiendo a un anuncio u oferta:
- Soy (Titulación, nivel profesional, profesión, etc.), he trabajado en (…..) durante (…..) tiempo, tal y como consta en el curriculum adjunto…..
- Considerándome capacitado para realizar este trabajo por haber terminados los estudios de (…..) y tener experiencia en (…..), como se puede ver en mi curriculum…..
Iniciativa propia (intenta dar la imagen de tu idoneidad):
- Precisamente llevo (…..) tiempo trabajando en la promoción de este tipo de productos…..
OBJETIVO
Respondiendo a un anuncio u oferta:
- Por lo ya expuesto, desearía tuvieran en cuenta mi solicitud para participar en el proceso de selección del puesto solicitado…..
- En consecuencia, agradecería considerasen mi candidatura al proceso de selección de ese puesto de trabajo…..
Iniciativa propia (Expresa tu interés de entrar a formar parte de esa empresa, aportando tus cualidades y conocimientos):
- Desearía poder tener la oportunidad de mantener una entrevista con Uds. para…..
DESPEDIDA
Respondiendo a un anuncio u oferta:
- Sin otro particular, se despide atentamente…..
- A la espera de sus noticias, se despide con un cordial saludo…..
- Atentamente,…..
- Quedo a su disposición…..
Iniciativa propia:
- Estoy a su disposición para realizar la entrevista en el momento que me digan…..
- Me sentiré muy honrado de poder concretar la fecha y hora de nuestra entrevista…..
4. CONSEJOS
4.1 IMAGEN
La carta debe presentarse en un folio (sin rayado ni cuadriculado), escrita a ordenador (salvo indicación contraria) y por una sola cara (máximo un folio Dina-4)
Enviar siempre originales (aunque nos quedemos con fotocopias)
El papel debe ser de buena calidad, a ser posible igual que el del curriculum
No usar un sobre que desmerezca de la carta
Usar un procesador de textos y una impresora de alta definición
Es conveniente dirigir la carta a una persona concreta, para favorecer que llegue a su destino. En caso de no conocerla se dirige al Departamento de Personal
Procurar que el papel no esté con más dobleces de los necesarios
4.2 CONTENIDOS Y REDACCION
Lenguaje claro y conciso
No tutear a un desconocido
Cordial y respetuoso
No emplear frases rebuscadas
Positivo, hablando de lo que podemos hacer
Describir las aptitudes y logros sin pedantería
No ser retórico
Emplear verbos de acción
No debemos repetir lo que ya aparece en el curriculum, sino remarcar aquellos aspectos que consideremos más destacables
Evitar un tono demasiado efusivo y coloquial
Evitar dar lástima
Redactar párrafos cortos y separados
5. TEST DE AUTOEVALUACIÓN
A continuación le planteamos diez preguntas que le ayudarán a hacer un pequeño balance antes de enviar una carta con su candidatura espontánea. Conteste a todas las preguntas asignadas a cada cuestión con una puntuación de 0 a 10 según el grado de seguridad que posea.
1. ¿Se ha informado sobre el estado del sector empresarial o industrial hacia el que va a dirigir sus contactos?
2. ¿Conoce cuál es la situación de la empresa, sus resultados y retos, a la que va a enviar su candidatura?
3. ¿Sabe a qué persona concreta dentro del organigrama de la empresa debe enviar su carta para que tenga la mayor eficacia?
4. ¿Ha hecho un balance pormenorizado de los resultados concretos de su carrera?
5. ¿Ha reflexionado sobre las facetas de su personalidad que pueden ser más interesantes para la empresa a la que se va a dirigir?
6. ¿Tiene una buena respuesta para justificar su candidatura?
7. ¿Tiene claros sus objetivos profesionales?
8. ¿Será capaz de condensar de una forma dinámica sus logros profesionales en unas diez líneas?
9. ¿Se encuentra seguro con su capacidad de redacción?
10. ¿Está preparado para hacer frente a una entrevista profesional decisiva?
Una vez contestadas todas las preguntas suma la puntuación obtenida. Consideramos que a partir de los 70 puntos se está preparado para apostar con garantías por una candidatura profesional por carta.
6. PRECAUCIONES ANTES DE ENVIAR LA CARTA
Es importante que lleves un control de todas las cartas que envíes, ya que normalmente, suele pasar un tiempo antes de recibir contestación. Si no llevas ese control, te puede suceder que no recuerdes qué es lo que pusiste en la carta ni qué datos resaltaste en ella. Por ello toma las siguientes precauciones:
Realiza una copia de la carta que envías para que en el caso de que te convoquen, conozcas exactamente lo que pusiste
Toma nota de la dirección y el teléfono del destinatario, así como del tipo de empresa y puesto solicitado
Archiva toda la documentación
7. ALGUNAS OBSERVACIONES FINALES
No te subestimes. Hay personas que por desconocimiento o por estar mal aconsejados, comienzan diciendo algo como "A pesar de no poseer la experiencia que piden....."
No te lamentes ni cuentes tus penas
No caigas en el extremo opuesto de ser excesivamente duro. Hay personas que dan la impresión de estar perdonando la vida al seleccionador. Por ejemplo, hablando en términos parecidos a "aunque el empleo que ofrecen está por debajo de mis posibilidades..."
Nunca solicites dos puestos diferentes en una misma empresa, podrías dar la impresión de un "aprendiz para todo"
Cuida la ortografía, la mecanografía y la presentación.
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